CHÍNH SÁCH ĐẠO ĐỨC KINH DOANH

2.4 Sử dụng thông tin

Viking Việt Nam là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực may mặc xuất khẩu do đó thông tin là một trong những tài sản tối quan trọng. Mỗi cán bộ nhân viên có trách nhiệm bảo mật thông tin của Công ty, bao gồm tất cả thông tin từ thông tin bán hàng, thông tin dự án, thông tin kỹ thuật của các sản phẩm, thông tin cá nhân, …

Việc vi phạm các quy định bảo mật thông tin, làm rò rỉ các thông tin cần bảo mật sẽ gây thiệt hại nghiêm trọng đến lợi ích hợp pháp, mất đi lợi thế cạnh tranh, tổn hại đến danh tiếng của Công ty, các mối quan hệ với khách hàng và đối tác. Vì vậy, bạn cần phải tuân thủ các yêu cầu sau đây khi nhận, sử dụng và xử lý các thông tin của Công ty:

• Không tiết lộ các thông tin bảo mật cho bất kỳ ai bên ngoài Công ty, trừ trường hợp do yêu cầu công việc thì phải thực hiện các biện pháp bảo vệ phù hợp như ký kết Cam kết bảo mật thông tin với các bên liên quan trước khi tiết lộ;

• Thông tin bảo mật chỉ được tiết lộ cho người khác trong Công ty trong trường hợp họ cần phải biết vì lý do công việc;

• Bảo vệ thông tin bảo mật của Công ty mọi lúc mọi nơi, bao gồm cả ngoài nơi làm việc và cả sau khi đã nghỉ việc tại Công ty.

Các tình huống ví dụ

• Trong trường hợp bạn tình cờ nhận được một e-mail đính kèm thông tin lương của một hoặc nhiều người khác, bạn cần xử lý như thế nào?

Vì bạn không có lý do công việc nào cần nhận và sử dụng thông tin này nên bạn phải thông báo cho người gửi biết về việc họ đã gửi nhầm thông tin cho bạn ngay lập tức xóa e-mail trên. Việc bạn tiết lộ thông tin này cho người khác là hành vi vi phạm quy tắc ứng xử của Công ty.

2.4.1. Bảo mật thông tin cá nhân

Trong phạm vi được pháp luật cho phép, Công ty thu thập và quản lý thông tin cá nhân liên quan đến tình trạng lao động của bạn như lương thưởng, tình trạng sức khỏe và các chế độ đãi ngộ khác, …Do Viking Việt Nam đang dần trở thành công ty toàn cầu nên các hệ thống thông tin của Công ty không có rào cản giữa các quốc gia nơi mà Công ty có sự hiện diện hợp pháp. Vì vậy, nhằm vận hành các hoạt động kinh doanh, Công ty có thể chuyển thông tin cá nhân của bạn đến bất kỳ nơi nào mà Công ty thực hiện hoạt động kinh doanh hợp pháp.

Công ty tôn trọng bí mật đời tư và thông tin cá nhân của tất cả nhân viên, đối tác kinh doanh và khách hàng.

Việc xử lý dữ liệu, thông tin cá nhân phải được thực hiện một cách cẩn trọng và có trách nhiệm theo quy định của pháp luật. Những nhân viên phụ trách việc xử lý dữ liệu, thông tin cá nhân của người khác phải tuân thủ tuyệt đối các yêu cầu sau khi tiến hành công việc:

• Thực hiện công việc liên quan đến thông tin các nhân theo quy định của pháp luật

• Tuân thủ các nghĩa vụ bảo mật thông tin cá nhân theo các hợp đồng có liên quan

• Chỉ thu thập, sử dụng và xử lý dữ liệu, thông tin cá nhân cho mục đích công việc hợp pháp và chỉ lưu giữ thông tin trong thời hạn cần thiết

• Hạn chế quyền truy xuất và việc chia sẽ dữ liệu, thông tin cá nhân trong phạm vi những cá nhân cần phải biết để thực hiện các công việc hợp pháp

• Đảm bảo người có quyền truy xuất hoặc được chia sẽ dữ liệu, thông tin cá nhân cũng hiểu rõ và cam kết thực hiện các quy định bảo mật thông tin cá nhân

• Khi cần thiết, người sở hữu dữ liệu, thông tin cá nhân có thể xem và đính chính dữ liệu, thông tin cá nhân của bản thân họ mà Công ty đang lưu giữ

• Kiểm soát một cách chặt chẽ, ngăn chặn việc tiết lộ dữ liệu, thông tin cá nhân bất hợp pháp. Nghĩa vụ bảo mật thông tin cá nhân cũng được quy định cụ thể trong Quy định Bảo mật thông tin

của Công ty.

2.4.2. Thông tin nội gián và giao dịch nội gián

Việc sử dụng hay tiết lộ bất kỳ thông tin chưa được công bố hoặc thông tin nội bộ về Công ty hoặc công ty khác không chỉ vi phạm quy tắc đạo đức mà còn có thể là hành vi vi phạm pháp luật. Việc mua bán cổ phiếu dựa trên các thông tin, tài liệu bảo mật của Công ty mà bạn có được hoặc việc bạn cung cấp các thông tin, tài liệu bảo mật của Công ty cho người khác đều là hành vi bất hợp pháp và có thể bị truy tố hình sự.

Nghĩa vụ bảo mật thông tin được quy định cụ thể trong Quy định Bảo mật thông tin của Công ty.

2.4.3. Phát biểu công khai và trả lời phỏng vấn

Hoạt động kinh doanh của Công ty có thể được theo dõi bởi các nhà báo, chuyên gia, các nhà phân tích và những bên liên quan khác. Ngoài ra, những thông tin đăng tải trên các phương tiện như mạng xã hội, diễn đàn hoặc các phương tiện truyền thông đại chúng khác đang ngày càng được giám sát nhiều hơn bởi các đồng nghiệp, đối tác, khách hàng và cơ quan Nhà nước. Và một khi bạn đăng tải thông tin trên internet thì bạn gần như không thể xóa hay thay đổi nội dung đó được nữa vì nó có thể đã được nhân bản, chia sẻ ở phạm vi rất rộng trên toàn cầu và thông tin mà bạn đăng tải đó sẽ vẫn có thể bị nhìn thấy trên internet trong một thời gian dài.

Đặc biêt, cần lưu ý rằng các thông tin bạn đăng tải, phát biểu công khai hoặc trả lời phỏng vấn có thể gây nhầm lẫn cho người tiếp nhận thông tin đó.

Vì vậy, bạn cần đảm bảo các nguyên tắc sau đây:

1. Khi phát biểu công khai hay đăng tải thông tin trên các phương tiện này, bạn cần thực hiện với sự cẩn trọng cần thiết bằng tư cách cá nhân và không được có bất kỳ thể hiện nào nhân danh Công ty. Bạn chỉ được nhân danh Công ty khi có ủy quyền bằng văn bản từ người có thẩm quyền của Công ty.

2. Bạn cần luôn luôn cẩn trọng về những gì bạn nói hoặc thể hiện ra về bản thân hoặc người khác; không đăng tải thông tin có thể làm cho bạn hoặc người khác rơi vào tình huống không thoải mái hoặc bị ảnh hưởng tiêu cực.

3. Bạn cần tuân thủ các quy định và hướng dẫn của Công ty về việc phát biểu công khai, trả lời phỏng vấn hoặc sử dụng các dịch vụ mạng xã hội một cách an toàn và có trách nhiệm.

Trường hợp nhân viên Viking Việt Nam được yêu cầu cung cấp những hiểu biết riêng của bạn về Công ty - có trả phí hoặc không – nhân viên Viking Việt Nam được khuyến cáo không nên liên hệ với các cá nhân hoặc các nhóm người này hoặc trả lời các câu hỏi liên quan.

2.5 Sở hữu trí tuệ

Viking Việt Nam tôn trọng quyền sở hữu trí tuệ của bất kỳ bên thứ ba nào và yêu cầu toàn thể nhân viên không chỉ tôn trọng và bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ của Công ty mà còn phải tôn trọng và không vi phạm quyền sở hữu trí tuệ của bất kỳ bên thứ ba nào.

2.5.1. Phần mềm của Viking Việt Nam

Trong quá trình làm việc với khách hàng, bạn phải có ý thức bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ đối với các phần mềm thuộc sở hữu của Viking Việt Nam. Tài sản trí tuệ của Viking Việt Nam bao gồm cả những phần mềm bạn tạo ra trong quá trình làm việc tại công ty. Khi sử dụng những phần mềm này trong thực hiện công việc với khách hàng, bạn cần phải được sự đồng ý từ Người quản lý. Đồng thời, khách hàng phải được thông báo về việc bạn sử dụng những phần mềm này cho công việc hoặc dự án của Khách hàng.

2.5.2. Phần mềm của bên thứ ba

Bạn cần thận trọng trong việc sử dụng phần mềm của bên thứ ba, bao gồm cả phần mềm thương mại và phần mềm mở.

Phần mềm bao gồm các chương trình máy tính, cơ sở dữ liệu và tài liệu liên quan, và có thể ở bất kỳ giai đoạn phát triển nào. Phần mềm có thể ở trên các thiết bị lưu trữ hữu hình (như CD, ấn phẩm và các thiết bị khác), hoặc có thể được tải về hoặc truy cập để sử dụng trực tuyến.

Các giấy phép (license) của phần mềm đưa ra quyền và nghĩa vụ mà người dùng phải tuân thủ, ví dụ như phần mềm có thể được sử dụng ở đâu và như thế nào, có thể được sửa đổi hoặc phân phối hay không và, những quyền mà Viking Việt Nam có nghĩa vụ phải cấp cho các bên khác khi sử dụng phần mềm đó. Các điều khoản và điều kiện của thỏa thuận cấp phép (license agreement) phải được thực hiện nghiêm túc.

Bạn cũng cần tuân theo các quy trình cần thiết trước khi phân phối, truy cập hoặc nhận phần mềm từ bên trong hoặc bên ngoài Công ty.

2.5.3. Nhãn hiệu

Viking Việt Nam có nhãn hiệu riêng – có thể là những từ ngữ, tên, biểu tượng,… được sử dụng để xác định và phân biệt Công ty và các sản phẩm của Công ty. Khi cần sử dụng trong công việc của mình, bạn cần phải sử dụng đúng cách các nhãn hiệu của Viking Việt Nam và các công ty khác.

Để có hướng dẫn cụ thể về việc sử dụng và chấp thuận về nhãn hiệu của Viking Việt Nam bạn cần liên hệ với bộ phận Marketing để có hướng dẫn cụ thể về việc sử dụng và chấp thuận về nhãn hiệu của một bên thứ ba bất kỳ. Ngoài ra, bạn không nên sử dụng bất kỳ từ ngữ, tên, biểu tượng hoặc thiết kế nào như là một nhãn hiệu thương mại mà không có sự phê duyệt trước bằng văn bản của Bộ phận phát triển kinh doanh.

3. Ứng xử với bên ngoài

3.1 Ứng xử với khách hàng và nhà cung cấp

Viking Việt Nam tôn trọng các quan hệ hợp tác với Khách hàng và Nhà cung cấp của mình. Vì vậy, Công ty mong muốn tạo ra một môi trường hợp tác mà ở đó mọi khác hàng và nhà cung cấp của Công ty được đối xử một cách công bằng, trong sự tôn trọng và phù hợp với pháp luật.

Đối với khách hàng của Viking Việt Nam , trách nhiệm lớn nhất của Viking Việt Nam là đảm bảo tất cả các

sản phẩm, dịch vụ của Công ty cung cấp cho Khách hàng luôn đạt tiêu chuẩn chất lượng cao nhất. Ngoài ra, trong quá trình kinh doanh, Viking Việt Nam được khách hàng tin tưởng và giao các thông tin gồm thông tin cá nhân và các thông tin cần bảo mật khác. Các thông tin này chỉ được dùng cho việc sản xuất và cung cấp sản phẩm và dịch vụ cho khách hàng và phải được bảo mật theo chính sách và Quy định Bảo mật thông tin của Công ty. Do đó, bạn có trách nhiệm bảo mật tuyệt đối cho các thông tin của khách hàng:

• Bảo vệ các thông tin mật và thông tin cá nhân của tất cả các khách hàng cũ và mới theo Quy định Bảo mật thông tin của Công ty, cam kết với Khách hàng và quy định của pháp luật.

• Chỉ sử dụng các thông tin mật và thông tin cá nhân của khách hàng cho mục đích công việc với Khách hàng và hạn chế ở một mức độ tối thiểu cần thiết cho việc thực hiện công việc đó

• Trả lại hoặc hủy các thông tin mật và thông tin cá nhân của khách hàng theo quy định của Công ty và theo cam kết với Khách hàng

Đối với nhà cung cấp của Viking Việt Nam, việc mua hàng hóa và dịch vụ cũng như việc lựa chọn nhà cung cấp phải được thực hiện dựa trên nhu cầu thực tế, chất lượng, giá cả và các tiêu chí được xác định một cách cụ thể và hợp lý khác, đồng thời tuân thủ Quy tắc ứng xử dành cho Nhà cung cấp và Bên thứ ba.

Viking Việt Nam cũng mong muốn khách hàng và nhà cung cấp không có các hành vi vi phạm pháp luật và trái với các nguyên tắc của Bộ quy tắc này.

3.2 Ứng xử với đối thủ cạnh tranh

Viking Việt Nam cạnh tranh công bằng, có đạo đức và tuân thủ luật cạnh tranh tại bất cứ nước nào mà Công ty hoạt động. Trong trường hợp cần hiểu rõ luật cạnh tranh ở nước sở tại để áp dụng vào công việc.

Viking Việt Nam tôn trọng các thông tin không được công khai của các công ty khác. Vì vậy, bạn được khuyến khích thu thập, sử dụng và chia sẻ thông tin về đối thủ cạnh tranh của Công ty với điều kiện các hoạt động này phải được thực hiện một cách hợp pháp và phù hợp với đạo đức kinh doanh.

Ngoài ra, các hành vi thu thập thông tin cạnh tranh sau đây là bị cấm:

• Tham gia vào bất kỳ hành vi bất hợp pháp nào để có được thông tin cạnh tranh như đánh cắp, nghe trộm, ghi âm, hối lộ, …;

• Chấp nhận, sử dụng hoặc tiết lộ thông tin cạnh tranh hoặc có lý do để cho rằng thông tin này được tiết lộ cho bạn từ việc vi phạm một thỏa thuận bảo mật của bên tiết lộ với đối thủ cạnh tranh của Công ty

Thông tin về các cá nhân, tổ chức, công ty khác cần được chúng ta đối xử với sự thận trọng và sự nhạy cảm cần thiết. Các thông tin này chỉ nên được sử dụng một cách hạn chế trong phạm vi các nhân viên của Công ty có nhu cầu cần phải biết để thực hiện các công việc hợp pháp. Trong trường hợp do nhu cầu công việc, nếu bạn phải trình bày các thông tin này, bạn nên hạn chế tối đa việc tiết lộ danh tính của cá nhân hoặc tổ chức được đề cập trong đó.

3.3 Ứng xử với cán bộ công chức Nhà nước

Luật chống hối lộ được ban hành tại nhiều quốc gia nhằm mục đích ngăn chặn các cá nhân, tổ chức giành lấy lợi thế kinh doanh một cách không công bằng hoặc trái với quy định của pháp luật thông qua các khoản chi trả và quà biếu có giá trị cho cán bộ công chức Nhà nước. Hành vi đưa hối lộ được nhiều quốc gia xếp vào nhóm tội phạm hình sự với các chế tài áp dụng là hình phạt tù kèm theo phạt tiền.

Để đảm bảo việc thực hiện tuân thủ các nguyên tắc đối ngoại của Công ty trong lĩnh vực quan hệ với cơ quan Nhà nước, bạn cần có sự tư vấn từ Người chịu trách nhiệm về quan hệ đối ngoại của Công ty. Không sử dụng bên thứ ba có biểu hiện hối lộ cán bộ công chức Nhà nước dưới danh nghĩa của Viking Việt Nam .

Hối lộ: Hối lộ được hiểu là việc cho hoặc tặng bất cứ thứ gì có giá trị cho cán bộ công chức để ảnh hưởng đến việc ra quyết định của họ. Các ví dụ về hối lộ bao gồm: thanh toán tiền cho cán bộ, công chức để cơ quan nhà nước ra quyết định có lợi cho Công ty hoặc để duy trì mối quan hệ làm ăn với Công ty hoặc tác động đến kết quả kiểm toán, thanh tra, thuế hoặc việc ban hành văn bản quy phạm pháp luật.

Bất cứ thứ gì có giá trị được hiểu là những thứ có thể có giá trị đối với cán bộ công chức Nhà nước, bao gồm tiền mặt, quà tặng, bữa ăn, tiếp đãi, cơ hội kinh doanh, sản phẩm của Công ty, cơ hội việc làm và nhiều thứ khác tương tự.

Không có một ngưỡng giá trị bằng tiền nào có thể xác định trước mà bất kỳ một khoản giá trị nào cũng có thể cấu thành tội danh hối lộ.

            Phải có sự phê duyệt trước từ Bộ phận tuân thủ (LRC) của Công ty trước khi đưa, giao hoặc tặng cho bất cứ thứ gì có giá trị cho cán bộ công chức Nhà nước và phải đảm bảo các khoản chi trả đó được ghi nhận một cách phù hợp trong tài khoản hợp lý của Công ty.

4. Xung đột lợi ích

Toàn thể nhân viên Viking Việt Nam phải hành động vì lợi ích cao nhất của Công ty. Các xung đột lợi ích xảy ra khi các lợi ích cá nhân của bạn hoặc lợi ích của người thân bạn ngăn cản hoặc có nguy cơ ngăn cản việc thực hiện công việc vì lợi ích cao nhất của Công ty.

Trong mọi trường hợp bạn cần đảm bảo nguyên tắc chung là mọi hành động, quyết định đưa ra đều phải trên cơ sở khách quan, độc lập và vì lợi ích cao nhất của Công ty, không bị chi phối bởi bất kỳ bên nào, bất kỳ khoản lợi nào hoặc bất kỳ mối quan hệ nào.

4.1 Xung đột lợi ích với hoạt động bên ngoài Công ty

4.1.1. Hoạt động đầu tư bên ngoài Công ty

Nhân viên của Viking Việt Nam cần tránh các hoạt động đầu tư bên ngoài có thể ảnh hưởng đến việc ra quyết định trong công việc với danh nghĩa của Công ty. Đối với một công ty là của khách hàng hoặc nhà cung cấp hoặc đối thủ cạnh tranh của Viking Việt Nam , thì:

• Nếu bạn có toàn quyền trong việc giao dịch với công ty đó như một phần công việc của bạn tại VIKING VIỆT NAM thì bạn không nên có bất kỳ lợi ích tài chính nào liên quan đến công ty này nếu không có sự chấp thuận trước bằng văn bản của Tổng Giám Đốc.

• Nếu bạn không có toàn quyền trong việc giao dịch với công ty đó như một phần công việc của bạn tại Viking Việt Nam thì bạn có thể sở hữu tối đa 1% vốn của công ty này.

• Nhân viên Viking Việt Nam chỉ có thể sở hữu hơn mức 1% vốn của bất kỳ công ty của khách hàng hoặc nhà cung cấp hoặc đối thủ cạnh tranh của Viking Việt Nam chỉ với sự chấp thuận trước bằng văn bản của của Tổng Giám Đốc.

• Sự chấp thuận bằng văn bản của Tổng Giám Đốc đối với các trường hợp trên phải được gia hạn hằng năm nếu lợi ích của nhân viên Viking Việt Nam tại công ty đó vẫn tiếp tục duy trì.

4.1.2. Trở thành Giám đốc hoặc thành viên Ban Lãnh đạo, Hội đồng quản trị của tổ chức khác

Bạn có thể trở thành Giám đốc hoặc thành viên Ban lãnh đạo, Hội đồng quản trị của công ty khác nếu như chỉ vì mục đích lợi nhuận và sau khi có sự chấp thuận trước bằng văn bản của Tổng Giám Đốc. Sự chấp thuận bằng văn bản này phải được gia hạn hằng năm nếu công việc trên vẫn tiếp tục duy trì.

Trường hợp không cần có sự chấp thuận trước bằng văn bản:

• Trở thành Giám đốc hoặc thành viên Ban lãnh đạo, Hội đồng quản trị của công ty khác theo yêu cầu của Viking Việt Nam ; hoặc

• Làm nhân viên hoặc thành viên Hội đồng quản trị của tổ chức từ thiện, phi lợi nhuận hoặc công ty thuộc sở hữu gia đình, trừ trường hợp công ty đó là khách hàng hoặc nhà cung cấp hoặc đối thủ cạnh tranh của Viking Việt Nam .

4.1.3. Người thân và bạn bè

Nếu bạn có người thân làm việc hoặc đầu tư vào các công ty là khách hàng hoặc nhà cung cấp của Viking Việt Nam, sẽ không có xung đột lợi ích trừ khi:

• Bạn có thẩm quyền quyết định trong các giao dịch với công ty này như là một phần của công việc tại Viking Việt Nam

• Người thân của bạn giao dịch với VIKING VIỆT NAM dưới danh nghĩa của công ty đó.

Hiểu như thế nào là Người thân?

Vợ, chồng, cha mẹ, anh chị em, ông bà, con, cháu, cha mẹ vợ, cha mẹ chồng, con dâu, con rể, đối tác quan hệ tình cảm trong nước đều được xem là người thân. Những người sống cùng với bạn hoặc những người phụ thuộc vào tài chính bạn hoặc bạn phụ thuộc vào tài chính họ cũng được hiểu là người thân của bạn. Ngay cả với các thành viên gia đình khác ngoài định nghĩa này, bạn cần chắc chắn rằng quan hệ của bạn với họ không ảnh hưởng gì đến việc bạn thực hiện công việc vì lợi ích cao nhất của Công ty.

Với hai trường hợp trên, cần thông báo và có được sự chấp thuận trước bằng văn bản của TGĐ

Nếu bạn có người thân làm việc hoặc đầu tư vào các công ty là đối thủ cạnh tranh của Viking Việt Nam, bạn cần thông báo và có được sự chấp thuận trước bằng văn bản của TGĐ.

Sự chấp thuận trước bằng văn bản của TGĐ phải được gia hạn hằng năm nếu các quan hệ trên vẫn tiếp tục.

Nếu bạn có người thân làm việc hoặc đầu tư vào các công ty là khách hàng hoặc nhà cung cấp của Viking Việt Nam , bạn cần chắc chắn rằng quan hệ đó không ảnh hưởng gì đến việc bạn thực hiện công việc vì lợi ích cao nhất của Viking Việt Nam . Nếu không chắc chắn, hãy yêu cầu sự hướng dẫn từ Người quản lý của bạn hoặc từ Bộ phận tuân thủ (LRC) của Công ty.

4.1.4. Quà tặng, tiếp đãi và các lợi ích khác

Bạn không được trực tiếp hoặc gián tiếp yêu cầu nhận hoặc nhận tiền hoa hồng, các khoản chi trả, các khoản giảm giá, quà tặng, bữa ăn, lợi ích hoặc các tiếp đãi khác từ khách hàng, nhà cung cấp hoặc người đại diện của họ cho bản thân hoặc người thân vì việc đó có thể ảnh hưởng đến khả năng ra quyết định kinh doanh một cách khách quan vì lợi ích cao nhất của Công ty, kể cả trước, trong và sau khi giao dịch giữa Công ty và khách hàng hoặc nhà cung cấp đó diễn ra.

Việc nhận quà tặng, tiếp đãi và các lợi ích khác ngoài phạm vi sau đây cần có sự phê duyệt bằng văn bản trước đó của Bộ phận tuân thủ (LRC).

Quà tặng:

• Không nhận quà tặng để đổi lại việc hứa hẹn hoặc làm một điều gì đó cho khách hàng hoặc nhà cung cấp

• Không nhận quà tặng bằng tiền mặt hoặc tương đương tiền mặt như phiếu quà tặng, phiếu mua hàng.

• Không nhận quà tặng có giá trị vật chất quá mức cho phép. Ví dụ các món quà tặng có thể nhận như viết, áo có logo, hoặc một giỏ quà nhỏ nhân dịp lễ hội.

• Có thể nhận những quà tặng mang tính hình tượng như cúp, tượng ghi nhận mối quan hệ kinh doanh

• Có thể nhận các quà tặng hoặc các đề nghị giảm giá cho một nhóm lớn nhân viên như một phần của thỏa thuận giữa Công ty và Khách hàng hoặc nhà cung cấp

Các bữa ăn, tiếp đãi và lợi ích khác:

• Không nhận các bữa ăn, tiếp đãi hoặc lợi ích khác để đổi lại việc làm, hoặc hứa hẹn làm bất cứ điều gì cho khách hàng hoặc nhà cung cấp;

• Có thể nhận các bữa ăn và tiếp đãi khác của khách hàng và nhà cung cấp nếu các sự kiện đó có sự tham dự của khách hàng hoặc nhà cung cấp, và các chi phí liên quan là phù hợp với phong tục địa phương. Ví dụ, tham dự các bữa ăn và sự kiện thể thao địa phương là có thể được chấp nhận

• Khi khách hàng hoặc nhà cung cấp đề nghị mời bạn đi du lịch hoặc tham gia các sự kiện văn hóa thể thao lớn, bạn cần hỏi ý kiến Người quản lý về sự cần thiết trong công việc để tham gia sự kiện đó. Nếu thực sự cần thiết thì Công ty cần phải chi trả cho các chi phí đó thay vì là khách hàng hoặc nhà cung cấp

Ngoài ra, không được trực tiếp hoặc gián tiếp đề nghị hoặc chi các khoản lại quả cho bất kỳ cá nhân nào là nhân viên hoặc người đại diện của khách hàng.

4.1.5. Các hoạt động khác bên ngoài Công ty

Bạn có thể làm những công việc khác ngoài công việc tại Viking Việt Nam nếu như việc làm ngoài này không ảnh hưởng tới khả năng làm việc hiện tại ở Viking Việt Nam . Xung đột lợi ích sẽ xảy ra khi việc làm bên ngoài của bạn gây ảnh hưởng xấu đến khả năng hoàn thành công việc tại Viking Việt Nam hoặc việc làm ngoài đó có thể làm rò rỉ các thông tin bảo mật hoặc có thể ảnh hưởng xấu đến uy tín, hình ảnh của Viking Việt Nam . Bạn cần tham khảo thêm các chính sách tuyển dụng và hợp đồng liên quan để biết rõ hơn các giới hạn khác về việc này.

4.2 Xung đột lợi ích với hoạt động nội bộ trong Công ty

4.2.1. Hoạt động tuyển chọn và sử dụng nhân lực

Hoạt động tuyển chọn và sử dụng nhân lực của Công ty phải dựa trên các nguyên tắc sau:

• Tuyển chọn và sử dụng nhân lực theo đúng nhu cầu thực tế của Công ty;

• Công bằng trong việc tuyển chọn và sử dụng nhân lực;

• Việc tuyển chọn và sử dụng nhân lực phải dựa trên các tiêu chí, điều kiện rõ ràng về năng lực, kinh nghiệm và kỹ năng phù hợp;

• Không chấp nhận bất kỳ sự tác động nào làm ảnh hưởng đến kết quả tuyển chọn và sử dụng nhân lực của công ty.

Mọi hành vi không đảm bảo hoặc có nguy cơ dẫn đến việc không đảm bảo được các nguyên tắc trên sẽ được coi là vi phạm và sẽ bị xử lý theo quy định của Công ty.

Người có hành vi lợi dụng vị trí, chức vụ hoặc mối quan hệ cá nhân của mình tại Công ty để tác động đến các bên có thẩm quyền trong việc tuyển chọn và sử dụng nhân lực nhằm giành những đặc quyền, đặc lợi cho cá nhân hoặc người thân của mình cũng bị xem là vi phạm các nguyên tắc trên và bị xử lý theo quy định của Công ty.

4.2.2. Hoạt động kiểm tra, kiểm toán nội bộ

Hoạt động kiểm tra, kiểm toán nội bộ phải đảm bảo các nguyên tắc sau:

• Tổ chức và hoạt động của đơn vị tiến hành kiểm tra, kiểm toán phải độc lập với đơn vị được kiểm tra, kiểm toán. Đơn vị thực hiện kiểm tra, kiểm toán phải đảm bảo hoạt động của mình không chịu bất cứ sự can thiệp nào trong quá trình thực hiện việc đánh giá và báo cáo.

• Đơn vị, trưởng đơn vi và các thành viên tham gia kiểm tra, kiểm toán nội bộ phải đảm bảo tính khách quan, trung thực và công bằng.

4.2.3. Hoạt động mua sắm

Hoạt động mua hàng hóa và dịch vụ cũng như việc lựa chọn nhà cung cấp phải được thực hiện dựa trên nhu cầu thực tế, chất lượng, giá cả và các tiêu chí được xác định một cách cụ thể và hợp lý khác.

Nếu bạn là người có trách nhiệm lựa chọn hoặc đàm phán với nhà cung cấp, bạn cần phải tuân thủ các quy định của Công ty về mua sắm, không được để lợi ích cá nhân và quan hệ cá nhân can thiệp vào khả năng ra quyết định vì lợi ích cao nhất của Công ty.

Bạn không được làm việc hoặc cung cấp dịch vụ hoặc nhận thanh toán từ bất cứ khách hàng, nhà cung cấp hoặc đối thủ cạnh tranh nào của Viking Việt Nam mà không được sự phê duyệt trước bẳng văn bản của Bộ phận tuân thủ (LRC). Sự chấp thuận bằng văn bản này phải được gia hạn hằng năm nếu các công việc bên ngoài này vẫn tiếp tục duy trì.

Trước khi thực hiện các bài phát biểu hoặc thuyết trình như sau, bạn cần có sự chấp thuận bằng văn bản của Tổng Giám Đốc

• Nội dung bài trình bày mô tả công việc của hoặc là một phần công việc của bạn tại Viking Việt Nam .

• Tại buổi trình bày, người nghe có thể xác định bạn là nhân viên Viking Việt Nam .

4.2.4. Hoạt động nội bộ khác

Các hoạt động nội bộ khác trong Công ty phải đảm bảo nguyên tắc chung để tránh xảy ra xung đột lợi ích.

4.3 Hướng dẫn xử lý khi gặp các tình huống xung đột lợi ích

Khi nhận thấy mình đang hoặc có dấu hiệu rơi vào các tình huống xung đột lợi ích, bạn cần ngay lập tức xem xét và lựa chọn cách xử lý phù hợp theo các bước sau đây:

Bước 1: Ghi nhận lại sự việc có khả năng xảy ra xung đột lợi ích. Bước đầu tiên này không giải quyết được xung đột lợi ích nhưng rất cần thiết để đánh giá tình hình và quyết định có cần phải thực hiện một hoặc nhiều bước tiếp theo hay không.

Bước 2: a. Hạn chế tối đa sự tham gia của bạn vào tình huống có khả năng xảy ra xung đột lợi ích như hạn chế tham gia tranh luận và bỏ phiếu ra quyết định, hạn chế việc truy xuất các thông tin liên quan đến mâu thuẫn lợi ích đó. Nếu tình huống này xảy ra thường xuyên, hoặc xung đột lợi ích có thể đã đang diễn ra thì các giải pháp khác cần được xem xét.

b. Nếu bạn thực sự không thể hạn chế sự tham gia của mình hoặc việc hạn chế sự tham gia của bạn không giải quyết được vấn đề hoặc xung đột lợi ích có thể đã đang diễn ra thì bạn cần ngay lập tức yêu cầu một bên thứ ba độc lập tham gia vào tình huống đó để giám sát, xem xét tính toàn vẹn của quá trình ra quyết định.

Bước 3: a. Trong trường hợp các bước trên vẫn không thể giải quyết được nguy cơ xung đột lợi ích thì việc loại bỏ hoàn toàn sự tham gia của bạn khỏi tình huống có thể là cách tốt nhất.

b. Từ bỏ các lợi ích cá nhân cũng là một giải pháp để đảm bảo không còn tồn tại mâu thuẫn với trách nhiệm công việc của bạn.

c. Từ chức cũng có thể là một giải pháp cuối cùng nếu mâu thuẫn lợi ích không thể được giải quyết bằng các cách khác, đặc biệt là khi lợi ích cá nhân không thể từ bỏ được.

5. Trách nhiệm với xã hội

Với vị trí của một công ty may hàng bảo hộ lao động chất lượng cao tại Việt Nam, Viking Việt Nam hiểu được tầm quan trọng trong việc đào tạo và phát triển nguồn nhân lực chất lượng cao. Viking Việt Nam không ngừng trao cho nguồn nhân lực trẻ cơ hội tiếp cận với những bước phát triển mới của công nghệ và cơ hội phát triển nghề nghiệp tương lai, bạn có thể được trao tặng những học bổng, tham gia chương trình dành cho thực tập sinh và các chương trình tập huấn kĩ năng. Viking Việt Nam đảm bảo sự cân bằng giữa việc tạo ra lợi nhuận song song với việc nâng cao trình độ của người lao động, nâng cao chất lượng cuộc sống của cộng đồng xã hội và góp phần bảo vệ môi trường.

Bảo vệ môi trường là trách nhiệm và nghĩa vụ của mọi cơ quan, tổ chức, hộ gia đình và cá nhân, trong đó có cả Viking Việt Nam. Viking Việt Nam luôn nỗ lực trong việc tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên tham gia hoạt động bảo vệ môi trường; kiểm tra, giám sát việc thực hiện hoạt động bảo vệ môi trường theo quy định của pháp luật. Đồng thời, thúc đẩy việc tuyên truyền, giáo dục kết hợp với biện pháp xử lý để nâng cao ý thức bảo vệ môi trường trong Viking Việt Nam , góp phần hình thành nếp sống, thói quen giữ gìn vệ sinh môi trường, xóa bỏ thói quen xấu gây hại đến môi trường. Nhân viên VIKING VIỆT NAM được yêu cầu phải tuân thủ các quy định về an toàn sức khỏe và môi trường (HSE) của Công ty cũng như các quy định về an toàn lao động, vệ sinh lao động, bảo vệ môi trường theo quy định của pháp luật lao động và pháp luật bảo vệ môi trường.

Bên cạnh các vấn đề trên, trong hoạt động kinh doanh của mình, Viking Việt Nam cũng hạn chế tối đa việc xả thải vào môi trường thông qua các hoạt động như định kỳ kiểm tra, bảo dưỡng, duy trì thiết bị máy móc để tăng tuổi đời của máy móc, thiết bị; xây dựng cảnh quan nơi làm việc với nhiều cây xanh; sử dụng tiết kiệm các nguồn tài nguyên nước, giấy, điện ...; tổ chức đưa đón nhân viên bằng xe buýt công ty, hạn chế sử dụng phương tiện đi lại cá nhân; …