Tìm hiểu cách kiểm soát cấp phát nguyên phụ liệu từ kho đến chuyền giúp Viking Việt Nam bảo đảm đúng mã hàng, đúng số lượng, đúng lot và giữ khả năng truy xuất trong sản xuất hàng kỹ thuật.
Một cuộn vải đã được kiểm tra. Khóa kéo đã về đủ. Seam tape đúng mã. Nhãn đã được xác nhận. Tất cả đều đang nằm trong kho.
Nhưng từ thời điểm đó đến khi nguyên phụ liệu thực sự được sử dụng trên chuyền vẫn còn một bước rất quan trọng: cấp phát đúng vật liệu cho đúng đơn hàng.
Nghe có vẻ đơn giản. Nhưng trong một nhà máy có nhiều mã hàng, nhiều màu, nhiều size, nhiều đơn hàng và nhiều loại nguyên phụ liệu kỹ thuật cùng hoạt động, chỉ một lần cấp nhầm cũng có thể dẫn đến dùng sai vật liệu, trộn lot, nhầm màu, thiếu nguyên phụ liệu giữa chuyền, sai nhãn, tăng hàng sửa và mất khả năng truy xuất.
Vì vậy, quản lý kho không kết thúc khi vật liệu được nhập đúng. Một phần năng lực quan trọng nằm ở việc đưa đúng đầu vào đến đúng nơi sử dụng.
1. Cấp phát không nên bắt đầu bằng câu hỏi chuyền đang cần gì
Nếu kho chỉ phản ứng khi chuyền gọi xin thêm hai trăm khóa kéo, thì vẫn còn thiếu một câu hỏi quan trọng: hai trăm khóa kéo nào?
Cần gắn yêu cầu với mã hàng, đơn hàng, màu, size nếu liên quan, mã vật liệu, BOM đã duyệt, số lượng, và lot khi cần.
Do đó, việc cấp phát cần dựa trên thông tin đơn hàng đã được kiểm soát chứ không chỉ dựa trên yêu cầu miệng.
Nguyên tắc nên là: nhu cầu sản xuất cộng thông tin đã được duyệt mới bằng một lần cấp phát hợp lệ.
2. BOM là căn cứ quan trọng của việc cấp phát
Bảng kê nguyên phụ liệu không chỉ giúp mua hàng đặt hàng. Nó còn giúp kho biết sản phẩm cần những thành phần nào.
Với một technical jacket, BOM có thể bao gồm vải chính, vải phối, lót, lớp giữ nhiệt, khóa kéo, seam tape, vật liệu phản quang, chun, dây rút, chốt chặn, dán gai, nhãn, logo và vật tư đóng gói.
Nếu BOM thay đổi nhưng kho vẫn cấp theo phiên bản cũ, sản xuất có thể sử dụng sai vật liệu dù kho đã làm đúng theo tài liệu mình đang có.
Vì vậy, kiểm soát cấp phát bắt đầu bằng đúng phiên bản BOM.
3. Mã vật liệu giúp giảm phụ thuộc vào trí nhớ
Trong một kho có nhiều loại khóa kéo màu đen, nhìn bằng mắt có thể rất khó phân biệt: khác nhà cung cấp, khác kích thước, loại chống thấm và loại thường, khác con trượt, khác thông số kỹ thuật.
Nếu người cấp phát chỉ dựa trên cảm nhận rằng loại này nhìn giống, rủi ro rất cao.
Mã vật liệu giúp tạo một nhận diện rõ hơn. Một hệ thống tốt cần khiến người thao tác có thể kiểm tra tên vật liệu, mã, màu và đơn hàng thay vì dựa trên trí nhớ.
Con người có thể rất kinh nghiệm. Nhưng hệ thống không nên yêu cầu họ phải nhớ hàng trăm mã vật tư để tránh sai sót.
4. Vị trí lưu trong kho cũng là một công cụ kiểm soát
Cách bố trí vật liệu trong kho ảnh hưởng trực tiếp đến độ chính xác.
Nếu hai loại vật liệu gần giống nhau nằm cạnh nhau, nhãn giống nhau và không có phân khu rõ, thì nguy cơ lấy nhầm khi soạn hàng tăng lên.
Do đó, vị trí lưu cần giúp con người làm đúng. Có thể phân biệt theo loại vật liệu, khách hàng, đơn hàng, trạng thái, lot hoặc mức rủi ro.
Một bố trí tốt không chỉ tối ưu diện tích. Nó giảm khả năng lấy nhầm. Đây là một ví dụ đơn giản của việc phòng ngừa lỗi ngay trong kho.
5. Vật liệu đạt và vật liệu đang giữ lại không thể có cùng trạng thái sử dụng
Trong kho, một vật liệu có thể đang ở một trong ba trạng thái:
- Sẵn sàng: đã đủ điều kiện sử dụng.
- Đang giữ lại: đang chờ đánh giá.
- Không đạt: không được phép sử dụng.
Nếu trạng thái chỉ tồn tại trên hệ thống nhưng vật liệu vật lý không được phân biệt rõ, nguy cơ vẫn còn.
Do đó cần đồng bộ trạng thái trên hệ thống và nhận dạng vật lý.
Vật liệu đang giữ lại cần được nhận diện rõ, được cách ly, không nằm trong luồng soạn hàng bình thường, và chỉ được cho sử dụng khi có phê duyệt phù hợp. Điều này đặc biệt quan trọng với vật liệu kỹ thuật.
6. Đúng số lượng không có nghĩa là cấp càng nhiều càng tốt
Một cách tưởng như thuận tiện là cấp hết nguyên phụ liệu xuống chuyền. Nhưng điều đó có thể tạo ra nhiều vấn đề: hàng dở dang tăng, vật liệu khó kiểm soát, chi tiết dễ thất lạc, dễ trộn đơn hàng, khó biết tiêu hao thực tế và phần dư khó thu hồi.
Cấp phát cần cân bằng giữa sự liên tục của sản xuất và khả năng kiểm soát vật liệu. Quá ít thì chuyền phải chờ. Quá nhiều thì kiểm soát yếu.
Đây là lý do kho và kế hoạch cần phối hợp với sản xuất.
7. Phụ liệu trọng yếu cần được kiểm soát chặt hơn
Không phải mọi nguyên phụ liệu đều có cùng mức rủi ro. Một số thành phần có thể ảnh hưởng trực tiếp đến chức năng, đến việc tuân thủ tiêu chuẩn, đến ngoại quan hoặc đến nhận diện của khách hàng.
Chẳng hạn khóa kéo chống thấm, seam tape, vật liệu phản quang, nhãn đặc biệt, logo khách hàng hoặc các thành phần có vai trò bảo vệ.
Với nhóm này, việc cấp phát có thể cần mức xác nhận cao hơn so với một vật tư thông thường.
Nguyên tắc kiểm soát theo mức rủi ro giúp đội ngũ tập trung nhiều hơn vào những vật liệu có ảnh hưởng lớn nếu xảy ra sai sót.
8. Thông tin lot phải được giữ khi vật liệu rời kho
Khi vật liệu được xuất khỏi kho, thông tin lot không nên biến mất.
Nếu sau này phát hiện vấn đề, đội ngũ cần biết sản xuất đã dùng lot nào, lot đó được cấp cho chuyền nào, vào thời điểm nào và với số lượng bao nhiêu.
Nếu kho chỉ biết lot khi nhận hàng nhưng không liên kết với lúc cấp phát, khả năng truy xuất bị đứt ở giữa.
Do đó, truy xuất ở khâu nhận phải nối được với truy xuất trong sản xuất.
9. Sản xuất cần xác nhận vật liệu nhận được
Kho có trách nhiệm cấp đúng. Nhưng sản xuất cũng cần có bước kiểm tra khi nhận. Không nên hiểu rằng kho đưa xuống thì chắc chắn đúng.
Một bước xác nhận đơn giản có thể giúp phát hiện sai trước khi vật liệu được sử dụng: kiểm mã hàng, màu, mã vật liệu, số lượng, nhãn và lot nếu cần.
Đây là nguyên tắc kiểm soát hai chiều. Kho kiểm trước khi giao. Sản xuất kiểm trước khi dùng. Hai lớp kiểm soát đơn giản có thể ngăn lỗi lan rộng.
10. Chuyền trưởng không nên tự ý đổi vật liệu
Trong thực tế, chuyền có thể gặp tình huống vật liệu đã hết nhưng bên cạnh còn loại gần giống. Áp lực sản lượng có thể khiến người thực hiện muốn thay tạm.
Đây là một điểm rất nguy hiểm. Chuyền trưởng không nên tự quyết định việc thay thế nếu thay đổi đó cần phê duyệt.
Quy trình nên là: phát hiện thiếu, báo cáo, kiểm tra phương án thay thế, kỹ thuật và chất lượng đánh giá, phê duyệt nếu cần, cập nhật thông tin, rồi mới cấp phát.
Không nên đi tắt từ thiếu vật liệu sang thay thế rồi chạy tiếp. Tốc độ không được tạo ra bằng cách bỏ qua kiểm soát thay đổi.
11. Thiếu vật liệu cần được nhìn thấy trước khi hàng dừng
Kho, merchandising, kế hoạch và sản xuất cần cùng nhìn tình trạng vật tư.
Nếu việc thiếu vật liệu chỉ được phát hiện khi công nhân nói đã hết hàng để làm, thì phản ứng đã quá muộn.
Một báo cáo thiếu hụt tốt nên cho thấy mã vật liệu, số lượng cần, số lượng hiện có, số lượng đang về, ngày dự kiến về, đơn hàng bị ảnh hưởng, ngày cần cho sản xuất và người phụ trách.
Nhờ đó, vấn đề có thể được xử lý trước khi trở thành thời gian dừng chuyền.
12. Vật liệu trả lại phải quay về đúng hệ thống
Sau sản xuất, chuyền có thể còn vải, khóa kéo, nhãn, vật liệu phản quang và vật tư đóng gói. Không nên chỉ gom lại rồi đưa về kho.
Kho cần nhận lại với thông tin đủ rõ: mã vật liệu, đơn hàng, lot, số lượng, tình trạng và lý do trả lại.
Nếu vật liệu trả lại bị mất nhận dạng, lần sử dụng sau có thể rất rủi ro. Đặc biệt với nhãn hoặc các thành phần mang nhận diện của khách hàng, việc quản lý cần thận trọng hơn.
13. Đối chiếu giúp phát hiện bất thường
Sau một đơn hàng, có thể so sánh: số lượng đã cấp trừ số lượng trả lại bằng lượng sử dụng thực tế, rồi đối chiếu với định mức dự kiến.
Nếu chênh lệch lớn, cần tìm nguyên nhân. Có thể do hao hụt khi cắt, vật liệu lỗi, hàng sửa, hư hỏng, thất thoát, định mức chưa chính xác, hoặc ghi nhận chưa đầy đủ.
Việc đối chiếu không chỉ giúp bộ phận tài chính hoặc tính giá thành. Nó giúp sản xuất nhìn thấy nơi vật liệu đang bị tiêu hao bất thường.
14. Độ chính xác khi cấp phát liên quan trực tiếp đến độ chính xác tồn kho
Nếu mỗi lần cấp phát, trả hàng hoặc điều chỉnh đều không được ghi nhận kịp thời, tồn kho trên hệ thống dần khác thực tế.
Khi đó kế hoạch có thể nhìn thấy còn 2.000 sản phẩm trong khi thực tế chỉ còn 1.500. Hệ quả là lập kế hoạch sai, tin rằng đơn hàng đã sẵn sàng, và phát hiện thiếu hụt muộn.
Đó là lý do giao dịch kho cần được cập nhật chính xác. Kỷ luật ở từng giao dịch tạo ra độ chính xác của tồn kho. Không có kỷ luật từng giao dịch thì không thể có dữ liệu tổng thể đáng tin cậy.
15. Cấp nhầm vật liệu cần được xử lý như một vấn đề chất lượng
Giả sử chuyền nhận nhầm nhãn. Nếu phát hiện trước khi dùng thì kiểm soát được nhanh. Nếu 500 sản phẩm đã gắn nhãn thì trở thành hàng sửa. Nếu đã đóng thùng thì vấn đề còn lớn hơn.
Vì vậy, lỗi cấp phát không nên được xem chỉ là lỗi của kho. Nó có thể ảnh hưởng trực tiếp đến sự phù hợp của sản phẩm.
Cần áp dụng trình tự: dừng, khoanh vùng, định lượng, khắc phục, tìm nguyên nhân gốc, phòng ngừa. Giống như xử lý một lỗi trên chuyền.
16. 5 Why có thể giúp giảm lỗi soạn hàng
Vấn đề: kho cấp nhầm khóa kéo.
- Tại sao cấp nhầm? Nhân viên lấy sai vị trí.
- Tại sao lấy sai vị trí? Hai loại khóa kéo nằm cạnh nhau.
- Tại sao khó phân biệt? Nhãn chỉ hiển thị mã nhà cung cấp cỡ nhỏ.
- Tại sao không có kiểm tra lần hai? Loại khóa kéo này chưa được xếp vào nhóm phụ liệu trọng yếu.
Hành động khắc phục có thể là tách vị trí lưu, bổ sung nhận dạng trực quan, làm nhãn rõ hơn, kiểm tra chéo với phụ liệu trọng yếu và đào tạo.
Phân tích nguyên nhân gốc giúp chuyển từ hãy cẩn thận hơn sang làm cho hệ thống dễ làm đúng hơn.
17. Mã vạch có thể hỗ trợ nhưng không thay thế kỷ luật
Mã vạch hoặc mã QR có thể giúp nhận diện, soạn hàng, ghi nhận giao dịch và truy xuất. Nhưng công nghệ không tự bảo đảm dữ liệu đúng.
Nếu nhãn ban đầu sai, người dùng quét nhầm, quy trình bị bỏ qua hoặc dữ liệu gốc sai, thì hệ thống vẫn có lỗi.
Do đó, kiểm soát bằng công nghệ phải đứng trên một quy trình đã rõ ràng. Công nghệ nên giúp giảm lỗi của con người, không phải che giấu một quy trình chưa chuẩn.
18. Cấp phát vật liệu cũng liên quan đến RACI
Khi phát hiện thiếu hụt hoặc cấp nhầm, ai làm gì?
- Kho: xác định tồn kho và giao dịch.
- Kế hoạch: đánh giá ảnh hưởng đến sản xuất.
- Merchandising và mua hàng: theo dõi vật liệu đang về.
- Kỹ thuật: đánh giá phương án thay thế nếu có.
- QA và QC: xác nhận yêu cầu vật liệu và mức rủi ro.
- Sản xuất: khoanh vùng hàng dở dang và điều chỉnh kế hoạch.
- Quản lý: quyết định khi ảnh hưởng lớn tới ngày giao hoặc khách hàng.
RACI giúp tránh tình trạng mọi người đều biết đang thiếu vật liệu nhưng không ai sở hữu việc đóng vấn đề.
19. Khách hàng nhận được giá trị gì từ một hệ thống cấp phát tốt
Khách hàng có thể không nhìn thấy kho trong sản phẩm cuối. Nhưng họ cảm nhận được kết quả của việc kiểm soát kho thông qua ít nhầm vật liệu, ít trộn lot, ít gián đoạn, khả năng truy xuất tốt hơn, thiếu hụt được nhận diện sớm hơn, thay đổi được kiểm soát tốt hơn và sản phẩm nhất quán hơn.
Đây là lý do năng lực kho không nên đứng ngoài câu chuyện năng lực sản xuất.
20. Từ kho đến chuyền: không để mất quyền kiểm soát
Có thể hình dung quá trình cấp phát vật liệu bằng một chuỗi: BOM đã duyệt, nhận dạng vật liệu, trạng thái sẵn sàng, soạn hàng, xác nhận, cấp phát, sản xuất nhận, sử dụng, trả lại, đối chiếu.
Tại mỗi bước, cần trả lời được: vật liệu gì, cho đơn hàng nào, bao nhiêu, từ lot nào, đang ở trạng thái nào, và ai đang giữ.
Nếu trả lời được những câu hỏi đó, dòng vật liệu không còn chỉ là dòng di chuyển vật lý. Nó trở thành một dòng thông tin có thể kiểm soát và truy xuất.
Viking Việt Nam: đúng vật liệu ở đúng nơi
Trong sản xuất hàng kỹ thuật, một sản phẩm đúng không thể được tạo ra từ đầu vào sai.
Vì vậy, mục tiêu của kho không chỉ là giao vật liệu thật nhanh, mà là: đúng vật liệu, đúng đơn hàng, đúng lot, đúng số lượng, đúng thời điểm và đúng hồ sơ.
Khi sáu điều này cùng được kiểm soát, kho trở thành một phần tích cực của hệ thống chất lượng và của sự sẵn sàng sản xuất.
Bởi trước khi một công nhân có thể may đúng, nhà máy phải bảo đảm họ được trao đúng thứ để may. Đó chính là cách năng lực kho kết nối trực tiếp với năng lực sản xuất của Viking Việt Nam.