Tìm hiểu cách quản lý nguyên phụ liệu hỗ trợ Viking Việt Nam kiểm soát chất lượng từ trước sản xuất, kết nối BOM, kho, kỹ thuật, merchandising và chuyền may.
Khi một sản phẩm may mặc có lỗi, chúng ta thường nhìn vào chuyền may đầu tiên. Nhưng không phải mọi vấn đề đều bắt đầu từ đường kim.
Một chiếc áo có thể được may đúng phương pháp nhưng vẫn gặp vấn đề nếu vải không đúng lot, màu sắc không đồng nhất, khóa kéo sai mã, seam tape không phù hợp, vật liệu phản quang sai thông số kỹ thuật, nhãn sai phiên bản, số lượng vật liệu không đủ, hoặc vật liệu được cấp phát không đúng mã hàng hay đúng màu.
Đặc biệt với technical outerwear, hàng chống thấm, workwear và high performance apparel, nguyên phụ liệu không chỉ tạo hình dáng cho sản phẩm. Nhiều thành phần trực tiếp tạo ra chức năng của sản phẩm.
Vì vậy, chất lượng cần bắt đầu từ trước bàn cắt.
1. Vật liệu đã về chưa có nghĩa là vật liệu đã sẵn sàng
Trong sản xuất, có một khác biệt rất lớn giữa vật liệu đã nhập kho và vật liệu đã sẵn sàng cho sản xuất.
Một cuộn vải nằm trong kho chưa chắc đã đủ điều kiện để cấp cho sản xuất. Trước khi được sử dụng, cần làm rõ:
- Đúng nhà cung cấp không?
- Đúng mã vật liệu không?
- Đúng màu không?
- Đúng lot không?
- Đúng số lượng không?
- Có đúng yêu cầu kỹ thuật không?
- Có hư hỏng hoặc bất thường không?
- Có yêu cầu thử nghiệm hoặc phê duyệt bổ sung không?
Chỉ khi những nội dung quan trọng được xác nhận, vật liệu mới thật sự trở thành một đầu vào sẵn sàng. Đây chính là tư duy sẵn sàng về vật liệu.
2. BOM là bản đồ vật liệu của sản phẩm
Một technical jacket có thể chứa rất nhiều thành phần: vải chính, vải phối, lót, lớp giữ nhiệt, khóa kéo, seam tape, vật liệu phản quang, dán gai, chun, dây rút, chốt chặn, nhãn, logo và vật tư đóng gói.
Nếu mỗi bộ phận sử dụng một danh sách khác nhau, rủi ro nhầm lẫn rất cao. Bảng kê nguyên phụ liệu, thường gọi là BOM, giúp tất cả cùng nhìn về một cấu hình vật liệu đã được xác định.
Nhưng BOM chỉ có giá trị khi đúng phiên bản, được cập nhật khi khách hàng thay đổi, mã vật liệu rõ, màu rõ, nhà cung cấp hoặc thông số được xác nhận phù hợp, và các bộ phận đều sử dụng cùng một phiên bản.
Do đó, quản lý BOM không chỉ thuộc trách nhiệm của một phòng ban. Nó là điểm kết nối giữa merchandising, kỹ thuật, mua hàng, kho, sản xuất và chất lượng.
3. Một phụ liệu nhỏ có thể dừng cả chuyền
Trong một chiếc jacket, con trượt khóa kéo hoặc chốt chặn có kích thước rất nhỏ. Nhưng nếu thiếu đúng phụ liệu đó, sản phẩm không thể hoàn thành.
Đây là một nghịch lý quen thuộc trong sản xuất: giá trị vật liệu có thể nhỏ, nhưng ảnh hưởng đến dòng chảy sản xuất có thể rất lớn.
Chín mươi chín phần trăm nguyên phụ liệu đã sẵn sàng. Nhưng một phần trăm còn thiếu nằm ở một chi tiết trọng yếu. Chuyền vẫn không thể chạy bình thường.
Vì vậy, mức độ sẵn sàng của vật liệu không nên chỉ được đo bằng câu hỏi bao nhiêu phần trăm vật tư đã về. Cần nhìn thêm: vật liệu còn thiếu nằm ở đâu trong chuỗi công đoạn?
Đây là lý do kế hoạch, merchandising và kho cần phối hợp trước khi đưa hàng lên chuyền.
4. Không phải vật liệu nào cũng có thể thay thế tùy ý
Khi thiếu một phụ liệu, phản ứng tự nhiên có thể là tìm một loại gần giống để dùng tạm. Với hàng kỹ thuật, câu hỏi này phải được xử lý rất cẩn thận.
Một thay đổi nhỏ về vật liệu có thể ảnh hưởng ngoại quan, trọng lượng, cảm giác tay, độ bền, khả năng chống thấm, phương pháp may, seam sealing, kết quả sau giặt và cả phê duyệt của khách hàng.
Do đó, nguyên tắc nên là không thay thế vật liệu khi chưa được phê duyệt.
Nếu cần thay đổi, trình tự nên là: đề xuất, đánh giá, thử nghiệm nếu cần, phê duyệt, cập nhật tài liệu, rồi mới sử dụng.
Không nên để tình huống thiếu vật liệu dẫn thẳng đến việc tự chọn một loại tương tự rồi sản xuất tiếp. Tính linh hoạt trong sản xuất không đồng nghĩa với thay đổi thông số kỹ thuật không kiểm soát.
5. Kiểm soát lot vải giúp hạn chế sự khác biệt trong cùng một sản phẩm
Vải cùng mã và cùng màu vẫn có thể tồn tại khác biệt giữa các lot. Điều này đặc biệt đáng chú ý khi các chi tiết của cùng một sản phẩm được cắt từ nhiều lot khác nhau.
Nếu không kiểm soát, có thể xuất hiện loang màu, khác biệt bề mặt, khác biệt cảm giác tay, hoặc khác biệt trong phản ứng khi may và xử lý nhiệt.
Do đó, kho và các bộ phận liên quan cần nhận diện lot rõ ràng. Khi cấp phát, thông tin lot cần đủ để truy lại nếu phát sinh vấn đề.
Điểm quan trọng không chỉ là tránh khác màu. Thông tin lot còn là một phần của khả năng truy xuất.
6. Vật liệu kỹ thuật cần được nhìn bằng cả thông số và thực tế sản xuất
Một vật liệu có thể đáp ứng thông số kỹ thuật nhưng vẫn cần được đánh giá trong điều kiện sản xuất thật.
Vải có dễ nhăn gợn không? Khóa kéo có tạo gợn sóng không? Seam tape có bám tốt không? Phản quang có dễ bị ảnh hưởng khi may không? Vật liệu có bị chân vịt để lại dấu không? Nhiệt có ảnh hưởng bề mặt không?
Đây là lý do việc đánh giá vật liệu không nên hoàn toàn tách khỏi làm mẫu và phát triển kỹ thuật.
Mẫu giúp trả lời câu hỏi: vật liệu này có làm được sản phẩm theo cách chúng ta dự kiến hay không?
7. Kiểm soát chất lượng đầu vào giúp chặn vấn đề trước sản xuất
Nếu một vấn đề vật liệu được phát hiện sau khi hàng đã cắt, chi phí xử lý thường cao hơn rất nhiều. Nếu phát hiện sau khi may, chi phí còn lớn hơn.
Vì vậy, kiểm soát đầu vào có giá trị ở chỗ tìm vấn đề trước khi nhà máy tạo thêm giá trị lên vật liệu đó.
Tùy loại nguyên phụ liệu và yêu cầu đơn hàng, việc kiểm tra có thể tập trung vào nhận dạng, số lượng, màu, ngoại quan, kích thước, yêu cầu chức năng, mẫu chuẩn đối chiếu và yêu cầu thử nghiệm.
Mục tiêu không phải để kiểm mọi thứ giống nhau. Mục tiêu là xác định điểm nào quan trọng đối với từng loại vật liệu.
8. Kho không chỉ là nơi cất giữ vật liệu
Trong một nhà máy hàng kỹ thuật, kho có vai trò lớn hơn việc nhận và xuất hàng. Kho nằm ở giữa nhiều luồng thông tin: từ nhà cung cấp đến kho rồi đến sản xuất, và từ BOM cùng thông tin đơn hàng đến kho rồi đến việc cấp phát.
Vì vậy, kho cần hỗ trợ việc nhận diện, phân khu, bảo quản, kiểm soát số lượng, cấp phát đúng, truy xuất, xử lý phần thừa và hàng trả lại, cùng việc phân biệt vật liệu đang bị giữ lại nếu có.
Một kho tổ chức tốt giúp sản xuất nhận đúng vật liệu vào đúng thời điểm. Một kho thiếu kiểm soát có thể tạo ra lỗi ngay cả khi mua hàng đã mua đúng hàng.
9. Đúng vật liệu, đúng đơn hàng, đúng số lượng, đúng thời điểm
Có thể tóm tắt mục tiêu của việc cấp phát vật liệu bằng bốn chữ đúng:
- Đúng vật liệu: không nhầm mã hoặc thông số kỹ thuật.
- Đúng đơn hàng: không cấp nhầm mã hàng, đơn hàng hoặc màu.
- Đúng số lượng: đủ cho nhu cầu nhưng vẫn có kiểm soát.
- Đúng thời điểm: không quá muộn để chuyền phải chờ, cũng không cấp phát hỗn loạn quá sớm.
Đây là một phần của dòng chảy sản xuất. Hiệu quả của kho không nên được đánh giá chỉ bằng tốc độ xuất vật liệu. Độ chính xác cũng quan trọng như tốc độ.
10. Thiếu vật liệu cần được nhìn thấy trước khi chuyền bị ảnh hưởng
Một hệ thống tốt không đợi chuyền trưởng báo rằng đã hết khóa kéo mới bắt đầu xử lý.
Thông tin thiếu hụt nên được nhận diện sớm hơn thông qua yêu cầu của đơn hàng, tồn kho, lịch hàng về, mức tiêu hao thực tế và kế hoạch sản xuất.
Nếu có nguy cơ thiếu, bộ phận liên quan cần biết thiếu vật liệu gì, bao nhiêu, khi nào cần, đơn hàng nào bị ảnh hưởng, có phương án hợp lệ nào không, và ai cần quyết định.
Đây là nơi quản lý vật liệu kết nối trực tiếp với hoạch định sản xuất.
11. Tiêu hao thực tế có thể cho thấy vấn đề của hệ thống
Nếu định mức dự kiến là một mức nhưng tiêu hao thực tế liên tục cao hơn, câu hỏi không nên chỉ là tại sao kho cấp nhiều.
Cần phân tích: hao hụt ở khâu cắt, vật liệu lỗi, hàng sửa, lãng phí trong quá trình, hiệu suất của rập, hư hỏng trong quá trình di chuyển, hay tiêu chuẩn định mức chưa phù hợp.
Chênh lệch giữa kế hoạch và thực tế có thể cung cấp dữ liệu cải tiến. Vì vậy, chênh lệch vật liệu không chỉ là vấn đề chi phí. Nó cũng có thể là tín hiệu về chất lượng, quá trình và hoạch định.
12. Vật liệu lỗi cần được cách ly rõ
Một nguyên tắc quan trọng là vật liệu chưa đạt hoặc đang chờ xác nhận không nên vô tình quay lại luồng sử dụng bình thường.
Có thể áp dụng trình tự: nhận diện, giữ lại, tách riêng, xem xét, quyết định, rồi cho sử dụng hoặc trả lại nhà cung cấp.
Nếu một vật liệu đang chờ quyết định nhưng vẫn nằm lẫn với vật liệu đạt, chỉ cần một lần lấy nhầm là rủi ro quay trở lại.
Do đó, kiểm soát vật lý và kiểm soát thông tin cần đi cùng nhau. Hệ thống ghi là đang giữ lại nhưng vật liệu vẫn được lấy tự do thì việc giữ lại chưa thực sự tồn tại.
13. Quản lý vật liệu trả lại cũng quan trọng như cấp phát
Sau sản xuất, vật liệu thừa có thể được trả về kho. Đây không nên là một hoạt động tùy ý.
Cần xác định vật liệu gì, mã nào, lot nào, số lượng bao nhiêu, tình trạng thế nào, có thể tái sử dụng không, và thuộc đơn hàng nào.
Nếu vật liệu trả lại không được nhận diện rõ, lần sử dụng sau có thể tạo rủi ro. Do đó, luồng trả lại cũng là một phần của khả năng truy xuất.
14. Truy xuất giúp thu hẹp vấn đề
Giả sử sau sản xuất phát hiện một vấn đề liên quan tới một lot phụ liệu. Nếu dữ liệu tốt, nhà máy có thể xác định lot nào, nhận ngày nào, đã dùng cho đơn hàng nào, chuyền nào, khoảng thời gian nào, và số lượng nào có khả năng bị ảnh hưởng.
Nếu thiếu truy xuất, phạm vi kiểm tra có thể rộng hơn rất nhiều.
Đây là giá trị thực tế của truy xuất: không chỉ để trả lời đánh giá viên, mà để tổ chức phản ứng chính xác hơn khi có vấn đề.
15. Nhầm vật liệu cũng cần 5 Why
Nếu nhầm vật liệu xảy ra, không nên dừng ở câu nhân viên kho lấy nhầm. Có thể hỏi tiếp:
- Tại sao lấy nhầm? Hai mã gần giống nhau.
- Tại sao khó phân biệt? Nhãn nhỏ và vị trí lưu gần nhau.
- Tại sao được lưu cạnh nhau? Vị trí lưu chưa phân biệt theo mức rủi ro.
- Tại sao khâu soạn hàng không phát hiện? Chưa có bước kiểm tra chéo cho phụ liệu trọng yếu.
Lúc này hành động khắc phục có thể bao gồm điều chỉnh vị trí lưu, cải thiện nhãn, dùng mã vạch hoặc cách nhận dạng khác, bổ sung danh sách kiểm tra, đào tạo và bước xác nhận lại.
Thay vì chỉ nhắc nhân viên cẩn thận hơn.
16. RACI giúp vấn đề vật liệu không bị kẹt giữa các phòng ban
Một vấn đề vật liệu thường liên quan nhiều vai trò:
- Kho: phát hiện, giữ lại, kiểm số lượng.
- Mua hàng: làm việc với nhà cung cấp.
- Kỹ thuật: đánh giá khả năng sử dụng.
- QA và QC: xác nhận chất lượng.
- Merchandising: đánh giá ảnh hưởng đơn hàng và khách hàng.
- Sản xuất: xác định hàng dở dang bị ảnh hưởng.
- Quản lý: quyết định khi có rủi ro hoặc tác động lớn.
Nếu không rõ trách nhiệm, vấn đề rất dễ rơi vào trạng thái đang chờ bên kia. RACI giúp chuyển thành ai làm gì, đến khi nào, và ai quyết định.
17. Vật liệu sẵn sàng cần là điều kiện của chuyền sẵn sàng
Trước khi đưa một đơn hàng lên chuyền, nên xem mức độ sẵn sàng như một hệ thống: tài liệu sẵn sàng, vật liệu sẵn sàng, máy móc sẵn sàng, con người sẵn sàng và QC sẵn sàng.
Chỉ một yếu tố chưa sẵn sàng cũng có thể ảnh hưởng dòng chảy. Đặc biệt, nếu vật liệu chưa đủ nhưng chuyền vẫn bắt đầu sản xuất từng phần, hàng dở dang có thể tăng và sản phẩm dễ bị chờ giữa các công đoạn.
Do đó, câu hỏi không nên chỉ là có thể bắt đầu may chưa, mà là nếu bắt đầu hôm nay, chúng ta có đủ điều kiện để duy trì dòng chảy không?
18. Dữ liệu kho cần phản ánh thực tế
Một hệ thống tồn kho rất đẹp trên màn hình không có giá trị nếu số lượng vật lý khác xa thực tế.
Vì vậy, kỷ luật dữ liệu cần bao gồm nhận đúng, xuất đúng, trả đúng, điều chỉnh có căn cứ, ghi nhận kịp thời và xử lý chênh lệch.
Chất lượng dữ liệu kho ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch. Nếu hệ thống nói còn 1.000 khóa kéo nhưng thực tế chỉ còn 700, kế hoạch có thể đưa ra quyết định sai.
Do đó, độ chính xác của tồn kho chính là chất lượng thông tin sản xuất.
19. Quản lý vật liệu cũng là phát triển bền vững
Phát triển bền vững không chỉ nằm ở việc chọn vật liệu thân thiện hơn. Nó còn nằm trong cách doanh nghiệp sử dụng nguyên liệu.
Một hệ thống quản lý tốt có thể góp phần giảm lãng phí, giảm đặt dư, giảm vật liệu hết hạn hoặc hư hỏng, tận dụng hợp lý phần thừa đủ điều kiện, giảm hàng sửa do cấp nhầm và cải thiện độ chính xác của định mức.
Mỗi mét vải không bị lãng phí đồng thời có giá trị về kinh tế và về môi trường. Đây là nơi hiệu quả vận hành và trách nhiệm môi trường có thể gặp nhau rất tự nhiên.
20. Khách hàng nên hỏi gì về kiểm soát vật liệu
Khi đánh giá một nhà máy hàng kỹ thuật, khách hàng có thể hỏi:
- BOM được kiểm soát phiên bản như thế nào?
- Vật liệu đầu vào được nhận diện ra sao?
- Lot vải được quản lý thế nào?
- Vật liệu đang bị giữ lại được cách ly ra sao?
- Ai có quyền chấp nhận việc thay thế vật liệu?
- Thiếu vật liệu được phát hiện khi nào?
- Khả năng truy xuất đến mức nào?
- Vật liệu thừa được trả kho ra sao?
- Tiêu hao thực tế được sử dụng để cải tiến như thế nào?
Những câu hỏi này giúp nhìn thấy năng lực phía sau chuyền may. Bởi một sản phẩm chỉ có thể ổn định khi đầu vào của nó cũng được kiểm soát.
Viking Việt Nam: chất lượng bắt đầu trước khi kim chạm vải
Trong một nhà máy hàng kỹ thuật, chất lượng không bắt đầu từ lúc kim xuyên qua vải. Nó bắt đầu sớm hơn: đúng thông số, đúng vật liệu, đúng lot, đúng số lượng, đúng nhận dạng, đúng cách bảo quản, đúng cách cấp phát, rồi mới đến sản xuất đúng.
Một đường may đẹp không thể sửa được việc dùng sai vật liệu. Một QC giỏi cũng không nên phải phát hiện một khóa kéo sai mã khi hàng đã hoàn thành. Một chuyền hiệu suất cao cũng không thể vận hành ổn định nếu liên tục thiếu nguyên phụ liệu.
Vì vậy, quản lý vật liệu không phải hoạt động hậu cần đứng phía sau sản xuất. Nó là một phần của năng lực sản xuất.
Với Viking Việt Nam, khi thông tin vật liệu, yêu cầu kỹ thuật, kiểm soát kho và kế hoạch sản xuất được kết nối tốt hơn, nhà máy có thêm một lớp bảo vệ quan trọng: đúng đầu vào, trước khi yêu cầu con người tạo ra đúng đầu ra.