Ngày giao hàng được tính ngược từ ngày tàu chạy về ngày chốt mẫu. Bài viết chỉ rõ hai mắt xích quyết định, những chỗ mất thời gian không ai ghi vào kế hoạch, và các câu hỏi giúp biết ngày giao có cơ sở hay không.
Khi một nhà máy nói “được, chúng tôi giao kịp”, câu đó đến từ một phép tính ngược, hoặc đến từ mong muốn làm hài lòng khách. Hai thứ đó cho ra kết quả rất khác nhau.
Trong mọi cuộc làm việc giữa khách hàng quốc tế và nhà máy may, có một câu hỏi xuất hiện sớm hơn cả giá: bao lâu thì giao được?
Và trong rất nhiều trường hợp, câu trả lời được đưa ra trong vòng vài giây.
Đó chính là vấn đề.
Một ngày giao hàng đáng tin không phải là con số người bán muốn nghe hay người mua muốn nghe. Nó là kết quả của một phép tính ngược từ ngày tàu chạy về tới ngày đặt vải, trong đó mỗi bước đều có thời gian thật và rủi ro thật.
Bài viết này mô tả phép tính đó, để người mua biết mình đang nghe một con số có cơ sở hay một lời hứa.
1. Ngày giao hàng được tính ngược, không tính xuôi
Người mới vào nghề thường tính xuôi: hôm nay đặt hàng, cộng thêm thời gian sản xuất, ra ngày giao.
Nhà máy có kinh nghiệm làm ngược lại. Họ bắt đầu từ ngày hàng phải lên tàu, rồi đi lùi từng bước:
- Ngày hàng phải có mặt ở cảng.
- Ngày hoàn tất đóng gói và kiểm hàng cuối.
- Ngày sản phẩm cuối cùng ra khỏi chuyền.
- Ngày chuyền bắt đầu chạy mã hàng này.
- Ngày hoàn tất cắt.
- Ngày vải và phụ liệu phải có đủ trong kho và đã kiểm xong.
- Ngày đặt vải và phụ liệu.
- Ngày chốt mẫu và chốt toàn bộ thông số.
Khi tính ngược như vậy, một điều lộ ra ngay: ngày giao hàng phần lớn không được quyết định bởi tốc độ may.
Nó được quyết định bởi hai thứ nằm ở hai đầu: thời điểm chốt mẫu, và thời gian vải về.
2. Hai mắt xích quyết định mà khách hàng kiểm soát nhiều hơn nhà máy
Mắt xích thứ nhất: thời điểm chốt mẫu và thông số.
Chừng nào mẫu chưa được duyệt và thông số chưa chốt, nhà máy chưa thể đặt vải đúng số lượng, chưa thể làm sơ đồ cắt, chưa thể tính định mức chính xác.
Mỗi tuần chậm ở bước này đẩy lùi ngày giao đúng một tuần. Không có cách nào bù lại ở khâu may, vì khâu may không phải là chỗ hẹp.
Mắt xích thứ hai: thời gian vải và phụ liệu về kho.
Với sản phẩm kỹ thuật, vải thường không có sẵn. Vải nhiều lớp, vải tráng phủ, vải có yêu cầu kháng thấm hoặc kháng cháy thường phải dệt và hoàn tất theo đơn. Thời gian này do nhà cung cấp vải quyết định, không do nhà máy may.
Phụ liệu chức năng, dây kéo chống thấm, băng keo dán seam, phản quang, khóa chốt chuyên dụng, nhiều khi còn lâu hơn vải.
Một nhà máy trung thực sẽ nói rõ: “Ngày giao phụ thuộc vào ngày vải về, và đây là ngày chúng tôi được nhà cung cấp cam kết.” Một nhà máy muốn chốt đơn bằng mọi giá sẽ chỉ đưa một con số.
3. Thời gian may chỉ là một phần, và nó không co giãn như người ta tưởng
Có một hiểu lầm phổ biến: nếu gấp, nhà máy cứ tăng ca hoặc thêm chuyền là xong.
Thực tế không như vậy, vì ba lý do.
Thứ nhất, chuyền cần thời gian ổn định. Khi một mã hàng mới lên chuyền, năng suất những ngày đầu luôn thấp hơn đáng kể so với khi chuyền đã quen. Với sản phẩm kỹ thuật nhiều chi tiết, giai đoạn này càng dài. Chia nhỏ ra nhiều chuyền nghĩa là trả giá đó nhiều lần.
Thứ hai, có những công đoạn không nhân đôi được bằng cách thêm người. Ép seam, ép keo, thêu, in, các thao tác cần máy chuyên dụng, số lượng máy là giới hạn cứng. Thêm công nhân không làm máy chạy nhanh hơn.
Thứ ba, tăng ca kéo dài làm tăng tỷ lệ lỗi. Đây là điều ai làm sản xuất lâu năm đều biết. Rút ngắn hai ngày bằng tăng ca rồi mất năm ngày để sửa hàng là một phép tính lỗ.
4. Những chỗ thời gian bị mất mà không ai ghi vào kế hoạch
Kế hoạch sản xuất trên giấy thường đúng. Thực tế lệch đi vì những khoảng trống không ai tính:
- Chờ duyệt mẫu chuyền đầu. Chuyền đã sẵn sàng nhưng phải dừng chờ khách xác nhận sản phẩm đầu tiên.
- Chờ xác nhận một thay đổi nhỏ. Một câu hỏi gửi đi chiều thứ Sáu, trả lời sáng thứ Ba là mất hai ngày rưỡi.
- Vải về đủ số lượng nhưng lệch màu giữa các lô. Phải tách lô, làm lại sơ đồ, đôi khi phải hỏi lại khách.
- Kiểm vải đầu vào phát hiện lỗi. Thời gian chờ nhà cung cấp bù hàng không nằm trong kế hoạch ban đầu.
- Phụ liệu về sau vải. Hàng may xong nhưng không gắn được nhãn đúng thị trường thì vẫn chưa xuất được.
- Lịch kiểm hàng của bên thứ ba. Đơn vị kiểm độc lập có lịch riêng, không phải lúc nào cũng đến đúng ngày nhà máy muốn.
- Nghỉ lễ ở cả hai đầu. Tết tại Việt Nam, kỳ nghỉ hè tại châu Âu, Obon tại Nhật, mỗi kỳ nghỉ có thể làm lệch kế hoạch một đến ba tuần nếu không tính trước.
Một nhà máy lập kế hoạch nghiêm túc sẽ có đệm cho những khoảng này. Một nhà máy đưa ra con số đẹp nhất có thể thì không.
5. Cam kết năng lực khác với cam kết ngày giao
Đây là chỗ hay gây hiểu lầm giữa hai bên.
Khi nhà máy nói “chúng tôi có năng lực làm đơn này”, đó là câu về khả năng kỹ thuật và công suất.
Khi nhà máy nói “chúng tôi giao ngày đó”, đó là câu về chỗ trống trong kế hoạch tại thời điểm cụ thể.
Hai câu này không giống nhau. Một nhà máy hoàn toàn đủ năng lực vẫn có thể không giao kịp nếu khoảng thời gian đó đã kín đơn.
Vì vậy câu hỏi đúng của người mua không phải “nhà máy làm được không”, mà là:
“Vào tuần đó, chuyền nào sẽ chạy hàng của chúng tôi, và hiện chuyền đó đang có đơn gì?”
Câu trả lời cho câu hỏi này cho biết nhiều hơn mọi lời cam kết.
6. Vì sao nhà máy nên nói “không” nhiều hơn
Phần này nói thẳng, vì nó là vấn đề thật của ngành.
Áp lực nhận đơn khiến nhiều nhà máy đồng ý với những ngày giao mà họ biết là khó. Suy nghĩ thường là: cứ nhận đi, rồi tính sau.
Cái giá của suy nghĩ đó rất cụ thể:
- Tăng ca kéo dài, công nhân mệt, tỷ lệ lỗi tăng.
- Hàng phải đi hàng không thay vì đường biển, chi phí ăn hết lợi nhuận.
- Đơn hàng của khách khác bị đẩy lùi để cứu đơn này.
- Niềm tin mất, và lần sau khách sẽ trừ hao mọi con số nhà máy đưa ra.
Ngược lại, một nhà máy nói “ngày đó chúng tôi không giao được, nhưng ngày này thì chắc chắn” thường mất đơn đó nhưng giữ được khách.
Trong ngành này, một nhà máy nói được chữ “không” là một nhà máy mà chữ “có” của họ đáng tin.
7. Người mua nên chuẩn bị gì để không tự làm chậm đơn của mình
Một phần đáng kể các đơn giao trễ bắt nguồn từ phía người mua, thường là ngoài ý muốn.
Những việc giúp rút ngắn thời gian nhiều nhất:
- Chốt mẫu dứt điểm, không duyệt theo kiểu “tạm ổn, sửa sau”. Mỗi lần sửa sau khi đã đặt vải đều tốn thời gian gấp nhiều lần.
- Trả lời câu hỏi kỹ thuật trong 24 giờ. Đây là đòn bẩy rẻ nhất và hiệu quả nhất mà người mua có.
- Chốt số lượng theo size sớm. Sơ đồ cắt phụ thuộc vào tỷ lệ size; đổi tỷ lệ sau khi đã cắt là làm lại từ đầu.
- Thống nhất tiêu chuẩn kiểm hàng từ đầu mùa, không phải lúc hàng đã xong.
- Báo trước lịch nghỉ và lịch kiểm hàng của bên thứ ba.
- Nếu đẩy ngày đặt hàng, hỏi lại ngày giao thay vì mặc định nó không đổi.
8. Những câu nên hỏi để biết ngày giao có cơ sở hay không
Khi nhận một ngày giao từ nhà máy, sáu câu hỏi sau sẽ cho thấy con số đó được tính hay được đoán:
- Ngày này được tính ngược từ mốc nào?
- Ngày vải về kho dự kiến là ngày nào, và nhà cung cấp đã xác nhận chưa?
- Ngày muộn nhất chúng tôi phải chốt mẫu để giữ được ngày giao này?
- Trong kế hoạch có bao nhiêu ngày đệm, và đệm nằm ở đâu?
- Chuyền nào sẽ chạy đơn này, và tuần đó chuyền đó có đơn khác không?
- Nếu vải về trễ một tuần, ngày giao sẽ thành ngày nào?
Câu cuối cùng là câu hữu ích nhất. Một nhà máy trả lời ngay được là nhà máy có kế hoạch thật. Một nhà máy nói “chúng tôi sẽ cố gắng” là nhà máy chưa tính.
9. Cách Viking Vietnam làm việc với ngày giao
Viking Vietnam sản xuất hàng may mặc chức năng cao, đồ bảo hộ lao động, áo mưa, hàng chống thấm và trang phục ngoài trời cho khách hàng tại châu Âu, Mỹ và Nhật Bản.
Thời gian sản xuất của mỗi đơn hàng khác nhau, vì nó phụ thuộc vào độ phức tạp của sản phẩm, loại vải và phụ liệu, số lượng, và thời điểm trong năm. Vì vậy Viking không đưa ra một con số chung cho mọi đơn hàng.
Thay vào đó, cách làm của Viking là:
- Tính ngược từ ngày tàu chạy, không cộng xuôi từ ngày đặt hàng.
- Nêu rõ ngày muộn nhất khách phải chốt mẫu và thông số để giữ ngày giao.
- Nêu rõ ngày vải và phụ liệu phải về kho, kèm tình trạng xác nhận từ nhà cung cấp.
- Cho biết đệm nằm ở khâu nào, thay vì giấu nó trong tổng thời gian.
- Báo sớm khi một mắt xích bị trễ, thay vì báo khi đã không cứu được.
- Nói “không” với một ngày giao không có cơ sở, và đề xuất ngày có cơ sở.
Ngày giao hàng cụ thể cho từng dòng sản phẩm được Viking xác nhận theo từng đơn, sau khi làm rõ vải, phụ liệu và lịch chuyền.
Tóm lược giá trị vận hành
Một ngày giao hàng đáng tin là kết quả của phép tính ngược, không phải một con số dễ chịu.
Những điểm cần nhớ:
- Ngày giao được tính ngược từ ngày tàu chạy, qua từng mốc, về đến ngày chốt mẫu.
- Hai mắt xích quyết định là thời điểm chốt mẫu và thời gian vải về, cả hai phần lớn nằm ngoài khâu may.
- Thời gian may không co giãn tùy ý: chuyền cần thời gian ổn định, máy chuyên dụng là giới hạn cứng, tăng ca kéo dài làm tăng lỗi.
- Cam kết năng lực khác với cam kết ngày giao; câu hỏi đúng là về chỗ trống trong lịch chuyền.
- Người mua rút ngắn được thời gian nhiều nhất bằng việc chốt mẫu dứt điểm và trả lời câu hỏi kỹ thuật trong 24 giờ.
- Một nhà máy dám nói “không” là nhà máy mà chữ “có” đáng tin.
Kết nối với Viking Vietnam
Viking Vietnam đồng hành cùng các thương hiệu và đối tác quốc tế trong sản xuất hàng may mặc chức năng cao, đồ bảo hộ lao động, áo mưa, hàng chống thấm và trang phục ngoài trời. Với cách lập kế hoạch minh bạch và trao đổi thẳng thắn về thời gian, Viking Vietnam sẵn sàng cùng khách hàng xây dựng lịch sản xuất khả thi cho từng mùa.
Liên hệ Viking Vietnam để trao đổi về kế hoạch sản xuất và thời gian giao hàng cho dòng sản phẩm của bạn.